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項目溝通管理培訓

uancn

項目溝通管理培訓

 

魏及淇(西安)

一、講師簡介:       

著名項目管理實戰導師
平衡管理模式創始人
國際注冊管理咨詢師(CMC)
國家外專局項目管理PMP培訓師
高級企業管理培訓師
香港大術國際管理學院院長
中國煙草、國家電網、中國煤炭、中國石油特聘培訓師 
 
【培訓時間】
      2天(12小時)
 
【培訓大綱】

一、 溝通的基礎概念

.1、溝通的重要意義                                                                              

.2、溝通的基本原理

1.       發布方:
2.       接受方
3.       概念
4.       編碼
5.       媒介
6.       解碼
7.       理解
形成溝通干擾因素的原因多種多樣,最重要的來自三個客觀背景:
Ø  價值觀念,
Ø  文化背景,
Ø  專業領域,
3、溝通的質量標準
²  準確性
²  完整性
²  及時性
4、溝通的五個要素
5、信息溝通的形式
6、信息溝通的渠道
7、信息溝通的程序
8、信息溝通的格式

二、 溝通計劃的編制

1、溝通計劃編制過程

Ø  確定溝通的干系人
Ø  信息需求的時效性
Ø  項目本身的特點
Ø  參與人員的素質
Ø  溝通工具的功效
Ø  項目管理計劃

2、溝通計劃需求分析

.3、溝通計劃編制方法

.4、溝通計劃實例分享

三、 增進溝通的效果

1、項目經理的角色

1.       推動者
2.       傾聽者
3.       解釋者
4.       談判者
5.       協調者
6.       仲裁者
項目經理四個基本素質:
Ø  準確定位
Ø  清晰表述,
Ø  有效聆聽
Ø  應付沖突

2、溝通中的過濾器

Ø  語言文化
Ø  智力水平
Ø  重視程度
Ø  組織架構
Ø  歷史因素
Ø  記憶損耗

3、識別溝通的障礙

Ø  空間距離
Ø  噪音干擾
Ø  缺乏完備的信息
Ø  缺乏順暢的溝通渠道
Ø  缺乏共同的溝通平臺
Ø  惡意態度和權術游戲
Ø  使用語言不當和非語言信息不當
Ø  選擇時間和地點不當

.4、增進溝通的效果

一是打造基礎,
二是理順環節,
三是提高技巧。
創建溝通平臺
理順溝通渠道
提高溝通技巧
²  贊美對方
²  移情入境
²  輕松幽默
²  袒胸露懷
²  求同存異
²  深入淺出

5、提高聆聽的技巧

Ø  開始盡量少說多聽
Ø  對話時始終目光交流
Ø  主動運用反饋的技巧
Ø  學會多元化的思維方式
Ø  求同存異、和平共處

6、團隊的有效溝通

Ø  建立溝通渠道,
Ø  構建緊密矩陣
Ø  保證溝通質量
Ø  排除溝通障礙
Ø  促成意見統一
Ø  籌備有效會議

7、產生沖突六因素

Ø  進度計劃
Ø  資源分配
Ø  優先級別
Ø  技術觀點
Ø  行政導向
Ø  人際關系
8、解決沖突五形式
1.       強制執行
2.       主動解決
3.       調和斡旋
4.       撤退回避
5.       妥協折衷

四、報告與會議管理

1、口頭報告的形式

Ø  口頭匯報
Ø  口頭建議
Ø  口頭請示

.2、書面報告的形式

Ø  績效報告
Ø  建議報告
Ø  評估報告
Ø  文稿形式
Ø  報表形式
Ø  圖形形式
范例分析:各種報告的寫作

.3、書面報告的技巧

Ø  第一個層次是概要部分
Ø  第二個層次是主體部分
Ø  第三個層次是附件部分
范例分析:項目管理各種公文、報表編寫訓練

4、會議籌備與管理

Ø  啟動會議
Ø  評審會議
Ø  協調會議
Ø  策劃會議
Ø  會前的籌備就是項目的啟動和策劃
v  首先要論證會議的必要性(WHY)
v  要確定會議的目的(WHAT)
v  確定會議的參加者(WHO)
v  擬定時間表(WHEN)
v  確定會議的地點和場所(WHERE)
v  最后準備會議的材料(MATERIALS)
Ø  會議間的管理,就是項目的實施和控制。
v  首先是控制時間
v  其次是控制主題
v  然后是控制秩序
v  最后是控制成果
Ø  會議的收尾,相當于項目的收尾。收尾工作包括:
v  整理會議紀要或決議
范例分享:會議紀要的寫法
v  傳達會議精神或執行會議的決定
v  將會議的文件存檔

5、會議溝通的優劣

會議溝通的優點:
會議溝通的缺點:

6、書面溝通的優劣

Ø  經理書面布置工作,下達命令,員工書面匯報工作,反饋績效信息;
Ø  員工書面申請資源,申請假期,經理書面審核批準資源,批準假期;
Ø  經理對員工書面表揚,書面批評,員工對經理書面總結,書面檢討;
Ø  員工辭職,向經理遞交書面辭呈,經理裁員,書面解雇,書面開除。
書面溝通的優點:
書面溝通的缺點:

7、網絡溝通的優劣

Ø  相對于會議溝通方式
Ø  相對于書面溝通方式
Ø  相對于電話溝通方式

五、項目的文檔管理

1、檔案系統的建立

2、檔案的檢索系統

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